Praca grupowa jest konieczna w firmach szczególnie przy realizacji wszelkiego rodzaju przedsięwzięć. Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań z użyciem poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero używając zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą skuteczniej zorganizować pracę, sprawniej przydzielać zadania i w konsekwencji zrealizować założenia projektu na czas . Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przeanalizować swoje potrzeby i upewnić się, czy aplikacja zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje określone uprawnienia oraz przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom do pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma również możliwość generowania raportów określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności wszystkich osób . Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.